Conversando con Norman Riquelme de Verticall Soft

Ellos tienen, construyeron, lo que llaman el Municipio Genérico. Se trata de una plataforma, que permite configurar nuevos trámites, que se ejecutan desde este "motor de trámites".
Esto pensado para el mundo de las Municipalidades.

Me cuenta que lo desarrollaron en 4 meses, 3 personas.

Aparte de este tema, han estado haciendo otras cosas para EE:

• Bandeja de entrada
• Mis certificados
• Mis trámites

También hicieron algunos trámites, usando este motor de ejecución de trámites.

El configurador requiere cierto conocimiento que ellos poseen. La idea es hacer un IDE, que es una interfaz para hacer más amigable el configurador de trámites, de manera que pueda ser la misma gente de EE los que configuran la herramienta para nuevos trámites.

Esto llevaría a crear un trámite, en una semana !

El primero que los llamó para hacer cosas para EE fue Sonda. Haciendo la bandeja de entrada.

Para estas otras cosas que vienen haciendo usan Liferay, del que tienen una excelente opinión.
De hecho ha apoyado con Consultorías a EE en el correcto uso de la herramienta Liferay.

Incluso, establecieron las "normas de desarrollo" para todos los trámites que se están realizando, por todos los proveedores.

En la actualidad son 12 personas, pero el lunes serán 14. 

Conversando con Javier Cáceres, Jefe de Proyectos de EE

Llegó a EE en abril del 2016. Lo entrevistó David Pozo; no se conocían.

Tiene a su cargo los proyectos de trámites de Beneficios de EE.
Su jefe es Luciano Rubio y su otro "jefe" es el el Jefe de Productos, Juan Francisco Asserella, del equipo de Iván del Río.

Las instituciones con las que le está tocando interactuar, son Fosis, Sence y Sercotec.

Él toma el requerimiento del trámite, que se levantó por el área de Negocios. Ya ha participado en reuniones con la institución, como consultor técnico, en el movimiento de los diagramas AS IS a TO BE del trámite.
Él debe comprender muy bien todo el proceso del trámite, el requerimiento, pues será él quien contratará los servicios de construcción o desarrollo, con una empresa externa.

Luego cotiza con unos tres proveedores y en el plazo de una semana, más menos, resuelven.

En este momento está trabajando con la empresa Soaint, que tiene oficinas en Chile y Buenos Aires. Godfrey es su interlocutor comercial y en la parte del desarrollo, conversa con el arquitecto José Eyler.

Me cuenta que tiene una forma de trabajar, con elementos de la metodología Ágil, con reuniones diarias, de media hora, a las 5 de la tarde, donde evalúan problemas, para a partir de una Carta Gantt que manejan, que ha sido desmenuzada de manera de tener entregables cada dos semanas; algo que en la metodología Ágil, se llama Sprint.

Se hacen Demos de estos avances cada dos semanas, a los que invita a Asserella, el Jefe de Producto y en otros casos además, a la institución,
Hay que tener en cuenta, me dice, que muchas veces la institución también está haciendo desarrollos, por lo que los acoples deben ser gestionados.

Las reuniones, la mayoría de ellas las realiza sin moverse del escritorio, usando herramientas como Skype, Whatsapp y Slack.

Se preocupa que las Ordenes de Compra se procesen adecuadamente, pues el procedimiento interno, en Corfo, de aprobación de estas, no debe pasar de 2 a 3 semanas.

El valor de los desarrollos, lo que le cobran las empresas proveedoras, oscila entre UF 300 y UF 350 (mas menos MM$ 9).

Está contento en EE. Considera motivante el propósito del proyecto. Es un aporte para la comunidad, para el ciudadano y no solo para el dueño de la empresa, como era en el sector privado.
Es un aporte al país.

Me cuenta que le han asignado a un Analista, Rodrigo López. Está interesado que este crezca y pueda incluso reemplazarlo.

Le gusta trabajar con Luciano, su jefe. Y el equipo de Jefes de Proyectos, tienen muchas instancias de trabajo, donde comparten y colaboran.

Se reconoce un profesional que le gusta hacer bien las cosas, con prestaciones de calidad.

Conversando con Daniel Godoy de la PMO

Daniel, un emprendedor independiente, decide dependizarse, como dice él, cuando nace su primer hijo, Vicente.
Ingresa a Escritorio Empresa en julio del 2015, como Analista de Procesos. Lo que él mirará, en lo que él intervendrá, son los trámites, sus procesos.

Al principio dependía de Gonzalo Guerrero en trámite y procesos. Hoy encargado de las funciones de la PMO. Y haciendo equipo con Gonzalo Guerrero en el àrea de planificacion y control.

En un periodo le tocó no tener mucha carga de trabajo. Se dedicó a estudiar y a salir a ofrecer ayuda a otras áreas, como la de Desarrollo, donde terminó colaborando con algunos trabajos.

En enero del 2016 pasa al área de la PMO, que es la oficina de manejo de proyectos. Hoy, uno de sus clientes más importantes es el gerente general, Guillermo Muñoz.
Entrega reportes, con el estado de los distintos proyectos.

Se considera un ingeniero duro, al que le cuesta hacer trabajos repetitivos.

Le gusta mucho trabajar los procesos y fue muy propicio a concentrar las responsabilidades en una sola persona (los Jefes de Producto), en vez del esquema de posta de responsabilidades, como era antes.
Fue relevante en esta re-estructuración que se hizo en conjunto con los asesores, según me cuenta.

Otro aspecto que me señala, es que siempre está adelantándose a las situaciones. Por eso su jefe nunca le pide nada, pues está siempre proponiéndole cosas, producto de esta forma suya de trabajar.

Hoy ayudando a los procesos presupuestarios y la planificación presupuestaria", en un trabajo colaborativo con Gonzalo, su jefe.

Consiguió introducir la herramienta del Project Server, que facilita todo este tipo de manejos en relación a los proyecto y su administración.
Me dice que esto les permite automatizar procesos y controlar los cambios.

El tema en el que hoy se encuentra pensando, es como instalar procesos comunicacionales bien estructurados.

Todas estas herramientas, entre otras cosas implementan la transparencia al interior de la organización, de todo lo que está pasando. Algo muy vigente.

Le preocupa la cultura que observa, que flaquea en el cumplimiento de compromisos.
Siente que al único que le duele esto es a Guillermo, el gerente general.
Piensa que quizás es parte de la cultura de las empresas del Estado o cultura Chilena, donde los costos del bajo compromiso son bajos o inexistentes.

Conversando con Natalia Bahamonde sobre el proceso de incorporación de trámites

Nos reunimos con Natalia Bahamonde con el objeto de conocer y registrar, cómo ve ella y cómo articula desde su posición los trámites y su proceso de digitalización.

Me aclara rápidamente, que el proceso de incorporación de trámites se ha ido madurando, y que se define una nueva figura de un líder o Jefe de Producto, quien tiene mayor autonomía y responsabilidad sobre todo el proceso de gestación de un trámite dentro de EE, incluso hasta después de que esté operando, lo que se denomina Mejora Continua.

Me habla del concepto de iniciativas, para traer a colación un ámbito más grande que solo trámites, donde se espera incluir un ecosistema, de no sólo trámites, sino que también, información relevante, funcionalidades de apoyo a las empresas, entre otros que vayan fortaleciendo la plataforma.

El equipo inicia con una actividad de priorización de trámites, según distintos criterios, buscando descubrir la oferta de valor del trámite.
Uno de los aspectos que se mira, es por ejemplo, la demanda actual del trámite, qué nivel de dificultades presenta el incorporarlo en EE, qué problemas legales podría haber, entre otras variables.

El equipo parte llenando lo que llaman "ficha simplificada del trámite", lo que a medida que avanza el proceso de interiorización del trámite, se traduce en un documento más detallado, denominado "oferta de valor". Este trabajo permite, entre otras cosas, contar con antecedentes que valoricen la priorización de un trámite u iniciativa, sobre otra.

Discuto con ella esta actividad de evaluación, en el entendido que a la larga todos los trámites debieran digitalizarse. Me da argumentos en la línea de favorecer el éxito de la plataforma EE, de manera que los trámites y la forma en que ellos se adhieren a la plataforma, asegure el éxito de la misma, lo que se traducirá por defecto, en simplificación y aporte a los usuarios.

Me entero que en EE, no sólo se incorporan trámites provistos por entidades públicas, sino que también se debe cubrir las ofertas de empresas privadas de interés público. Me da un ejemplo: cuando se necesita obtener el Permiso de Edificación, se debe obtener la Factibilidad Sanitaria; este es un trámite que se realiza en la respectiva sanitaria que tiene la concesión del lugar donde se quiere edificar, en este caso el trámite será provisto por tantas sanitarias como existan en el país, ese es un aspecto a evaluar y que puede significar qué integraciones de ese tipo sean más complejas que otras dada la diversidad de plataformas con las que el EE debiera interactuar.

En resumen, el concepto de trámites, no es solo una interacción, un diálogo de las empresas con el Estado. También puede ser con entidades privadas.

Me cuenta que tienen trámites implementados, digitalizados, con muy poco uso.. No quieren más de eso.

Pasemos ahora a la fase de iniciar el trabajo con un trámite, en la línea de producción.
Me cuenta que existen metodologías bien conocidas para esta primera fase de procesamiento de trámites, tales como Rediseño de procesos y uso de BPMN (Business Process Model and Notation), para representar los proceso, porque a la larga, ella visualiza cada trámite como un proceso.

Lo primero que se realiza es recabar información para elaborar lo que llaman el diagrama AS IS (jerga de la metodología), o como opera en la actualidad el trámite. Eso genera algo así como esto:

Es un diagrama de flujo, con simbología propia de la metodología. No entraremos a explicar el detalle aquí.
Esta es una representación  de como el trámite opera hoy.ç

Luego de identificar la situación actual, se revisa las barreras y/o debilidades que el trámite tiene en la actualidad, las que se transforman en potenciales oportunidades de mejora, en donde se espera que un grupo de estas mejoras, puedan ser provistas por EE.

Una vez identificadas estas mejora y con una idea de lo que se espera del trámite operando en EE, el equipo conformado por profesionales del tipo Ingenieros Industriales o Ingenieros Informáticos especializados en procesos, elaboran el diagrama TO BE, que es el diagrama del flujo del proceso del trámite que habrá que implementar.

El mismo ejemplo del AS IS de arriba, quedó como el siguiente diagrama TO BE:

De ahí pasa a la etapa siguiente, transformándose en un proyecto tecnológico de desarrollo, sobre el cual el Jefe de Producto, continúa con su rol de responsable del trámite.

Me aclara Natalia, que, de aquí en adelante, el rol del Jefe de Producto, es tanto de gestión como de facilitación o habilitante y tiene responsabilidad de lograr la adherencia del producto implementado con el producto definido. La responsabilidad por tanto del Líder o Jefe de producto es hacer que las cosas pasen en el logro de los objetivos de digitalización definido

Todo este proceso no es fácil y de momento toma bastante tiempo. Se deben conjugar además en este proceso, variables como el presupuesto disponible, el tiempo, los recursos humanos y las expectativas, estos son aspectos con los que se lidia en el día a día.

Conversando con Alvaro Portugal de Blue Company

Somos viejos conocidos. Recordamos que vendí sus plataformas para hacer blogósferas, hace años, en VTR y Transbank.
Me cuenta que cerraron Bligoo, la plataforma de blogs creada por ellos, hace dos años. No puedo creerlo y pienso en voz alta, que si Google decide cerrar Blogger, me joden. Mi blog está ahí, lo mismo que este en que escribo.

Me cuenta que empezaron a trabajar con Escritorio Empresa hace 4 meses. Guillermo buscaba mejorar la "experiencia del usuario" de la plataforma.
Le pegamos una mirada y vimos rápidamente las posibilidades de mejora que podríamos hacer.

La buena vida

Ante mi consulta, me dice que podían mejorar la fluidez del recorrido por el sitio de los usuarios.

Después me mostraría el sitio que ellos hicieron para el Registro Civil y me explicó cómo estaba hecho, por qué y los problemas que tuvieron que enfrentar para llegar ahí.
Tu veías en las reuniones de los relevantes para el diseño del sitio, que los que más roncaban, las voces más fuertes, estaban en primera plana, eran los más visibles.
Tuvimos que moderar para incorporar más el punto de vista al del usuario.

Nos pidieron diseñar las pantallas de presentación de los trámites. Cosa que completamos y entregamos hace muy poco. Aún no está disponible en el sitio.
No nos contrataron la secuencia que viene después con cada trámite, cosa que estamos cotizando ahora.

Han detectado tensiones políticas, pues alguien del lado del mandante, tiene juicios y fuertes respecto de la experiencia usuario. Le gustaría que Guillermo se meta más en estas lides.
Piensa que hace falta construir más confianza, en ese frente.

Yo, de los viejos tiempos, años atrás, no tenía un buen juicio de ellos, Blue Company, en lo que a diseño se refiere. Bligoo a mi me parecía un sitio echo por Ingenieros.
Hemos crecido y obviamente hemos metido diseño en nuestros equipos, me dice. Le pedí me convenciera y nos fuimos a ver y que él me explicara el sitio del Registro Civil. Y debo decir que me convenció.

Lo que hacen con sus aportes, en la interfaz usuario, es poner luz donde ahora hay oscuridad.

Me dice que sus interlocutores son Mónica Fernández de Comunicaciones e Iván. Observa que la organización está desplazando su centro de gravedad, desde la parte tecnológica hacia las áreas de Iván.

Considera que Escritorio Empresa es un proyecto grande y de complejidad grande.

Con usuarios relevantes del mundo de las empresas más pequeñas, que no tienen mucha formación y deben interactuar con algo que los ayude y sea lo más fácil posible de usar. Solo así tendrán éxito.

Otra dificultad es tener que interactuar con gente de las instituciones del Estado, que no quiere esto, por la razón que sea, porque pierden poder por ejemplo; temas políticos.

Tienen experiencia en temas similares con el Estado, fuente del 60% de sus ingresos. Tienen un fuerte sesgo del lado del ciudadano, del que usa todos estos servicios de sitios web y plataformas que desarrollan, por lo que sienten que pueden ser un buen aporte para el proyecto EE.

Conversando con Miguel Godoy

Miguel venía trabajando en el equipo de Natalia Bahamonde, como Jefe de Proyectos, en la relación y gestión del trabajo con las Instituciones, entre otras funciones.

Su trabajo consistía, por un lado, en levantar y especificar los paquetes de trámites respecto a su integración a la plataforma Escritorio Empresa y, por otro lado, en monitorear el desarrollo de los componentes de software necesarios para esta integración.

Hacían este trabajo bajo una metodología que persigue generar los documentos entregables de especificación detallada, que sirven de entrada a la fase de construcción. Pesquisan como opera cada trámite en la situación actual y, eventualmente, incluyen posibles mejoras. Luego, presentan una propuesta de como debiera operar en EE; y, finalmente, gestionan la aprobación interna y luego de la Institución, antes de pasar el requerimiento al área de Desarrollo.
De lo anterior, podrían implicar construcciones del lado de EE como del lado de la Institución.

Hasta ese momento, el Jefe de Proyectos llevaba tanto la relación técnica como la comercial, con las Instituciones.
Justamente cuando quieren reforzar la parte comercial, es que crean la gerencia de Gestión Corporativa, a cargo de Iván de Río.
Debo decir que Miguel es, se podría decir, de los más antiguos, pues llegó justo después de los 5 primeros, en enero del 2015.

Inicialmente el tema Trámites y Procesos lo lideraba Gonzalo Guerrero y la tecnología con el Desarrollo, David Pozo.
Las cosas han cambiado y siguen cambiando. Trámites y Procesos pasó a Natalia, que reportaba a Patricio Lagos.
Hoy, la pre-factibilidad, el levantamiento y la propuesta, pasaron a Gestión Corporativa.
Los técnicos se van todos a la gerencia de TI, al área de Desarrollo.

Me señala que hay diseño organizacional en proceso aun.

En definitiva que están en un proyecto muy potente, de alto impacto social y económico para el país.
Han ido mejorando y aprendiendo.
Se trata de un proyecto totalmente innovador, de altas expectativas, sin experiencia previa en Chile.

En el diseño original, el desarrollo tecnológico se licitaba, al igual que la plataforma. Hoy tienen a cargo, como EE, la gestión de la fábrica de desarrollo, a través de empresas proveedoras.

Opina que son un organismo vivo.

Conversando con Karen Bacaratt

Karen es la recepcionista de Escritorio Empresa. Es la primera impresión que tiene un visitante al proyecto. Es cordial, servicial y muy atenta. Hace su trabajo con dedicación, buena onda y compromiso.

Sabe que Escritorio Empresa es un gran proyecto.
Desde su perspectiva, los ve ir y venir, a veces estresados por los plazos, mucho papeleo.
Sabe que aquí se construye una plataforma que le ayudará a la gente, a crear su empresa, a hacer trámites de forma más expedita a través de los computadores.

La gente aquí la trata bien, en forma cariñosa. No tiene problemas con nadie.
Le toca realizar infinidad de tareas, abrir la puerta, recibir a las personas y conectarlas con las personas que vienen a ver, reservar salas, proveer suministros, procesar las renumeraciones del equipo, y no sé cuantas más cosas. Vive, en general muy atareada, siempre con buena cara. Cordial, disponible para lo que sea. Está al servicio.

Está feliz trabajando aquí y viaja todos los días a su casa en Casablanca, donde vive con su pareja desde hace años ya. Ahorra con miras a tener casa propia y después de eso pensará en hijos y hacer familia.

Una cara, una persona, que no podía faltar en este espacio.