Los temas de administración y control de gestión de Gonzalo Guerrero

Esta vez vengo a conversar con Gonzalo para indagar acerca de lo que hoy hace. Tiene el cargo de Jefe de Área Planificación, Control y Adquisiciones, así que ya el título dice mucho. Ocupa este cargo desde junio de este año. Antes ocupaba el cargo de Natalia Bahamonde.

Me dice que es el PMO o la Oficina de Gestión de Proyectos. Controla el avance de los proyectos, sus riesgos y problemas asociados, me dice.
Evacúa informes de gestión, para distintos lados. Le presenta y envía en forma semanal al Ministerio de Economía, el comportamiento de Escritorio Empresa, como también a la Gerencia de Tecnología, Procesos y Operaciones de CORFO.

Otra cosa que hace es la Gestión Presupuestaria. Controla gastos en personas, activos y servicios. Y le entrega informes a Economía y a la Comisión de Hacienda Mixta del Congreso.
El presupuesto lo propone Economía nosotros le hacemos ajustes de acuerdo a como de desempeñará el proyecto y que ellos después aprueban.
Después viene el control de la ejecución de los presupuestos.

La persona que trabaja junto a él, es Cinthia; también colabora con Paulina Bustos, que es la Jefa de Gestión de la gerencia de Operaciones de Corfo. El jefe de ella es Jorge Ochoa; que también es el jefe de Guillermo Muñoz.

Cuenta con dos personas más en la parte Gestión de Proyectos o PMO. Más Eduardo Harding, que nos colabora media jornada, específicamente para licitaciones y grandes compras.

Me entero conversando con Gonzalo, que están todos contratados a honorarios, lo que entre otras cosas significa que cuando te enfermas, no te pagan esos días, sin más. Y te pueden despedir en cualquier momento sin derecho alguno a nada; salvo los días trabajados obviamente.
Su conclusión, que ya empiezo a compartir, es que el Estado es un mal empleador.

Por otra parte, se encarga de la contratación de personas, que significan trámites muy largos y engorroso. Mi propio Contrato, lleva un mes gestionándose, el cual espera esté listo para mi firma la próxima semana, luego de lo cual faltan 4 pasos y 2 firmas. Otro mes estimamos los dos.
Bueno, pienso, esto parce una oda a la desconfianza. Razones hay para serlo, pero que manera de hacérnosla difícil para llevar este país con eficiencia.

La Karen de recepción, también depende de él.
Y junto a ella, todo el housekeeping, que significa arreglos, etc.

Su principal preocupación en estos días es lidiar con los atrasos de los proyectos tecnológicos que considera Escritorio Empresa. De hecho andan buscando empresas para aumentar la capacidad de desarrollo de software.
Y su karma, lidiar con los procedimientos administrativos, que horrorosamente lentos. Incluso ha llegado a pensar, que los mismos de Corfo, le ponen problemas en los procedimientos, piensa ya que por algún tipo extremo de cuidado de no cometer alguna falta.

Me cuenta además que para hacer los informes de gestión, usan la herramienta MS Project de Microsoft, tema en el cual trabajan Daniel y Paulina, que lo acompañaban abajo, cuando lo encontré cuando venía para acá.

Primera conversación con Juan Carlos Lucero, el coach del equipo

Conversar con Juan Carlos, es entrar en el mundo de los coaches, donde yo también opero y terminar intercambiando ideas, como que la Identidad, no es solo imagen, sino que también compromiso. La importancia del concepto del observador fusionado en su interpretación de un mundo que casi como que no existiera fuera del mundo cultural del que mira; como ello afecta y modula las conversaciones de los equipos. Y esta otra, de que solo existe el presente, y el pasado es aquello que le da sustento al presente y el futuro, es como un vector que le da dirección, al mismo presente.

Los coaches, somos unos tipos que andamos alterando, afectando la forma de mirar de las personas y los grupos, siendo uno de los objetivos, aumentar la productividad, el empoderamiento y quizás el bienestar. Con un tipo como Juan Carlos, podría hablar horas.

Juan Carlos me hace mirar como el proyecto Escritorio Empresa (EE) gira en 180ª cuando se da cuenta que no puede descansar en grandes proveedores para que las transacciones de los trámites se transformen en realidad y debe convertirse ella misma en fábrica de software. En eso se han convertido, en una fábrica de software, que toma ella misma el compromiso por los desarrollos y contrata a varias pequeñas empresas a las que potencia. Y crea, forma a un buen potencial de personas, para el desarrollo en estas tecnologías, muy cargadas en el open source y plataformas específicas de clase mundial.

La opción por el diseño ágil de software, que favorece la construcción de cosas pequeñas, que se incluye como posible sus fallos, por lo que los prototipeos son tempranos y rápidos, para corregir y llegar a puerto temprano también.
Y la cosa ahora va bien.

Juan Carlos participa en todas estas conversaciones y se da cuenta que cada uno habla para su lado, como si fueran interlocutores en diferentes idiomas. Finalmente, una de sus primeras intervenciones, es trabajar con este pequeño grupo de líderes, de cinco primero y siete al final, y los hace conversar. Conversar de verdad; comunicarse, escucharse. Y las cosas cambian. Cambian en la relación con el Ministerio de Economía, que fue otro frente donde intervino, en particular, para ir siempre con la verdad por delante y no esconder nada.

Juan Carlos eleva con sus intervenciones, las competencias conversacionales de los equipos que dirigen el proyecto. Notable, algo que uno asumiría en primer lugar que estos profesionales de amplia cancha, saben hacer. Y no, tienen cosas que aprender y lo hacen. La cosa fluye mejor con estas intervenciones.

Y cada vez que algo en alguna interacción muestra señales de calentamiento, llaman a Juan Carlos y ayuda a mejorar los intercambios y llegar a puerto.

Tremendo aporte el de Juan Carlos. Y celebro la visión del que lo contrata.

Segunda conversación con Iván del Río de Gestión Corporativa

Había sostenido el día anterior mi primera reunión con Raúl Arrieta, abogado, quien diseñó el Convenio Institucional, que con cada vez menos retoques y afinamientos, se ha ido estabilizando. Me mandó Iván el formulario que incluí en el link anterior.

Hoy se encuentran levantando los trámites que digitalizarán el próximo año, 2017.
Trabaja estos temas con su equipo de 8 personas, aprovechando toda instancia de recabar información del mundo de los ciudadanos, aprovechando las frecuentes charlas que dan a empresarios y emprendedores, donde preguntan qué necesitan. Y han concluido que no saben, sencillamente.

Por ello se han concentrado, por decisión interna, en trámites para la creación de empresas y de beneficios para las mismas.

Me cuenta Iván que el vínculo con "Empresa en 1 Día" del Ministerio de Economía, es tan estrecho, que se están fusionando o los están absorbiendo, cosa que se materializará antes del 30 de noviembre.
De hecho, el jefe de ambas instancias es la misma persona, Alejandra Dagnino.
El Contact Center se fusiona y se vienen todos para acá, por ejemplo.

Hay cosas que seguirán allá, en el Ministerio de Economía, como la Base de Datos de nuevas empresas y las función de fondo, de la creación misma de empresas.
La cara del proceso es lo que se traslada para acá, a EE.
El log de los procesos queda allá (el dato), para efectos de seguimiento y trazabilidad; el acceso es por acá.

Con ello, al menos con el Ministerio de Economía, la competencia se extingue.
Ello además impacta fuertemente los objetivos de tráfico de EE, pues traerá 5.000 empresas que se crean al mes.

Hoy tienen 16 trámites en producción: esto se logró en un año.
Trabajan de manera de cerrar el año con 19 trámites más.
Y para el primer semestre del 2017, la meta es incorporar 34 trámites más.

Ahora, la promesa del ministro es tener todos (el 80:20 dice Iván) los trámites finiquitados para finales del 2018.

Claramente hay una tensión puesta en aumentar la productividad del proceso de digitalizar trámites.
Actualmente Gestión Corporativa, la unidad de Iván, demora entre dos semanas y un mes, en procesar un trámite. Esperan prontamente, bajar esa cifra a dos semanas.

Por ejemplo, en la actualidad tienen a tres Municipalidades incorporadas. Y pretenden llegar a 44 Municipalidades de aquí a final de año, con los trámites, que ya tienen operando en esas tres Municipalidades.
Hay que tener presente que son 345 Municipalidades en total.

La estrategia en que están encaminados, es en perfeccionar lo que llaman "el genérico", que es una interfaz parametrizable, que permita con extrema agilidad empalmar con el sistema transaccional de trámites.

Conversación con el abogado del proyecto Raúl Arrieta

Nos reunimos en el segundo piso de las oficinas de Corfo en Moneda 921. Después de proveernos de buenos cafés de la Cafetería, nos instalamos a conversar.

Me entero que se ha especializado en la intersección entre las leyes y la tecnología. Tempranamente me dice que considera este proyecto, Escritorio Empresa, como "el proyecto de transformación digital más importante de la historia de Chile".
Es un esfuerzo coordinado del Estado por romper viejos paradigmas de los procesos administrativos, que operan como verdaderos silos, con sensación de propiedad de sus propios procesos.

Con Raúl empiezo a ver la distinción entre Decreto y Ley, siendo esta última de mucho mayor peso. Por eso destaca la Ley 19.880 de Procesos Administrativos, donde se establece un catálogo de derechos del ciudadano, moviendo el centro de gravedad más hacia este último.

Me cuenta que llega a este proyecto, EE, como tres semanas después de que había partido.

Hay un concepto que él incorpora, que es el del Diseño Legal del Proyecto, lo que implica su presencia en muchas reuniones en etapa de diseño, en las primeras etapas.
Los temas que él mira son básicamente tres:

• El manejo de la información
• Facultades legales para manejar dicha información
• Seguridad y persistencia (trazabilidad de la transacción para efectos probatorios) documental

Claro, me dice, los procesos deben dejar evidencia, una huella, un rastro. Eso significa requerimientos adicionales al desarrollo de sistemas.

Vamos viendo. Por ejemplo, una notificación por "carta certificada", debe ser entregada exclusivamente por Correos de Chile. La otra es que el ciudadano venga personalmente y al recibir el documento, firma que lo recibió personalmente.

En el caso digital, se le envía un mail al ciudadano, para que concurra "digitalmente" a retirar su documento. Se loguea en Escritorio Empresa y con ello se valida que sea quien dice ser. Luego descarga el documento,dejando rastro del hecho. 

Para que estas cosas o más bien, procedimientos, tengan validez legal, está en proceso un Decreto, que firmará Contraloría (está casi listo), que fijará las normas de operación de Escritorio Empresa.

Todo esto amparado por la máxima, de que en el mundo Público, es posible sólo lo que certifica la ley.

Para apoyar todas estas iniciativas de digitalización de los procesos administrativos, está en trámite un proyecto de ley, que básicamente busca:

• Reconocer la desmaterialización de los documentos
• Que los Servicios Públicos estarán obligados a compartir datos para atender al ciudadano; salvo excepciones (secreto tributario). Esto permitirá hacer cruces de información o profundizar la interoperabilidad entre instituciones

Esto permitirá aceitar la maquinaria administrativa, para avanzar más rápido hacia la modernidad digital del Estado.

Raúl se ha preocupado de redactar los Convenios de Integración con las Instituciones, que usan ya como formulario, el equipo de Gestión Corporativa de Iván del Río. Cuando los abogados de la contraparte ponen problemas, aparece Raúl en la mesa de negociación.

Cuando el nivel político decide que tal cosa se hace, los niveles técnicos, más bien solo deben ver cómo lo hacen. No siempre es así, y se requiere luchar con mitos como "es que siempre lo hemos echo así"; "la Contraloría nos puede sancionar", lo que suele venir con la emoción de mucho miedo. Contra estas cosas están luchando.

Raúl opina que el proyecto está súper bien encaminado, y con bastante foco (lucidez de lo que hay que hacer).

Me recuerda que el dueño del proyecto EE es el Ministro de Economía.

Me cuenta que hace poco se aprobó una ley que favorece al sector judicial, que modificó la tramitación de los procesos judiciales para incorporar la transacción electrónica. Una ley, en la línea de lo que buscan para EE, que pasó y está funcionando, para sorpresa de muchos.

Para Raúl y su oficina de abogados, este es uno de sus clientes. Solo se dedican a temas que vinculan las leyes y sus regulaciones con la tecnología. Y sus clientes son varios; recuerdo que me nombró a Banco Estado, entre otros.

Un tema fascinante, que es medular del proceso de diseño de EE y tiene la visión de lo que hace falta, tanto en el ejercicio de la negociación con las Instituciones, para acomodar mundo analógico con digital, desde el punto de vista regulatorio, como de las leyes que hay que empezar y seguir moviendo para como dice Raúl "aceitar la maquinaria". Una persona apasionada por estos temas, que aporta visión, experiencia y punch.

Conversación con Manuel Villegas de Focus Consulting

Manuel dirige la empresa de Desarrollo y Consultoría tecnológica, Focus Consulting, que trabaja en forma muy estrecha, la verdad cada vez más, con el proyecto Escritorio Empresa (EE) de Corfo.

Llegaron por una contingencia, a fines de diciembre del año pasado, en pleno período de Pascua y Año Nuevo. Había que realizar contra el tiempo, pantallas en HTML de la interfaz de EE.

Focus Consulting tiene una planta de cinco especialistas senior, más otros allegados, colaboradores, independientes, también senior.

En EE confeccionaban lo que llaman el Producto Mínimo Viable, que en lenguaje común, es un piloto. Lo hacían en colaboración con la empresa WildNet, de Helmut Montalva.

Este primer encargo, lo cumplieron a cabalidad, señala Manuel. Para ello tuvieron que aprender y acogerse a la "norma gráfica" del Estado.

Ya en enero de este año, les pidieron trabajar sobre otras páginas web del sitio de EE.

El siguiente encargo, tuvo que ver con migrar trámites, sobre la plataforma Liferay, a la norma gráfica.

Se podría decir que trabajaban exclusivamente en aspectos de terminaciones de la obra que se construía.

Ellos conocían la tecnología GIT de manejo de versiones de software, que lograron colocarla en EE y atender los requerimientos en cuanto a su uso. Tiene la bondad que cuando hay cambios, se pasan al ambiente de producción, solo esos cambios. Es una estupenda herramienta de control de códigos fuentes del proyecto.

Sus interlocutores, son Luciano Rubio, jefe de Área de Desarrollo y David Pozo. Bien, en todo sentido.

Últimamente han estado trabajando en la capa presentación siempre, del trámite "Patente básica" Municipal; sobre la plataforma Liferay.

Están cotizando hacer un trámite completo, con la parte de la capa presentación, más el BPM y el Bus de servicios.

La única parte que falta es la Base de Datos, cuya atención la lleva la empresa PAD Systems.
Me cuenta que en el Minvu ya habían hecho este tipo de cosas.

Me aclara que EE apunta al emprendimiento, a las empresas y a los emprendedores. No es un producto para las personas.

También trabajan con EE en la mantención de las cosas de la capa de presentación que han venido haciendo. Cuando hay cambios en la reglas de negocio, correcciones, adiciones de faltantes, están ellos listos para actuar.

Comparten el hacer trabajos en la capa de presentación, con WildNet, de Helmut Montalva.
Y me dice que la empresa que se ha especializado en la capa de servicios, es Continuum.

Celebra esta opción que han hecho las personas de EE, por potenciar a empresas pequeñas, lo que es reflejo de que ellos se han hecho cargo, se han tomado la responsabilidad, por el desarrollo.

Siente que tienen un buen juicio de lo que han hecho por cuenta de Focus Consulting y que se han constituido en socios estratégicos de EE. Contento con eso.
Y la relación entre EE y Focus Consulting, la lleva él directamente; su dueño.

Encuentra súper interesante el proyecto Escritorio Empresa, una iniciativa que nos mueve un paso mas adelante, al menos en lo tecnológico, a un mundo en que todo fluya.

La gerencia de Operaciones a cargo de Miguel Ángel Aguilar

Desde julio de este año que ocupa el cargo de gerente de Operaciones de EE. También pasó los primeros dos meses sin ingresos por las demoras de los trámites de la contratación. Le ofrecieron plata sus colegas cuando lo vieron afligido, pero agradeció sin aceptar. Mas tarde no le quedó otra que aceptar, hasta que las cosas se regularizaron. Este hecho casi ha pasado a ser una especie de bautismo de ingreso al proyecto y factor de cohesión.

Me dibujó una estrella de cinco puntas, que usó para representar las cinco unidades de su gerencia:

1. Continuidad operacional
2. Contratos
3. Instituciones
4. Calidad
5. Servicio al cliente

En este momento su equipo es de 8 personas, cuatro de las cuales están en el Contact Center.

Miguel Angel se siente muy contento de estar a cargo de la gerencia donde se presta el servicio mismo de EE; donde se encuentra el core del negocio.

Lo otro que celebra es ser el área que está en contacto con el usuario, el cliente. Por otra parte, Iván del Río, de Gestión Corporativa, diseña campañas, que ejecuta su unidad. Se siente protagonista.

En la dimensión de la Continuidad operacional, el objetivo es que todo fluya sin tropiezos.

Hoy día tienen equipamientos activo-pasivo y esperan en tres meses pasar a alta disponibilidad, con el esquema activo-activo.

Para que sea full alta disponibilidad, deben pasar la versión del Portal Liferay, de la versión Community a la versión Enterprise, que incluye esa funcionalidad. Están en eso.

Otro aspecto de la Continuidad operacional, es el diseño de planes o protocolos ante contingencias.

Qué pasa si hay que evacuar el edificio, o que entran a robar y se llevan equipos. Como disponer de respaldos de los equipos, de manera de poder retomar el trabajo a la brevedad. 

Todas estas son cosas en las que piensa Miguel Ángel, entendiendo que tienen que ver con su tarea de la Continuidad operacional.

El se ve como el encargado de la seguridad de la información, así, en general.

En el ámbito de los Contratos, reconoce que solo tienen un Contrato, son Sonda. Lo que tienen con el resto de los proveedores, son Convenios Marco, que operan a través de Chilecompras.

Estos regulan los compromisos con las terceras partes y de ellos se extraen los SLAs (Acuerdos de niveles de servicios; parámetros medibles, en general).

En el ámbito de la Calidad, hacen las pruebas con rigor, con la ayuda de la empresa externa Testgroup.

Parten haciendo pruebas exploratorias en las últimas fases del desarrollo.

Cuentan con una experta en calidad, Patricia Meynet.

Cuando los trámites pasan a Producción, se encargan de protocolizar la operación. Esto significa establecer protocolos de qué hacer en caso de esto y aquello; a quien llamar, etc. A este capítulo de su gestión lo llaman Instituciones.

Y para terminar la Atención a Clientes, cuenta con un Contact Center, con números de teléfonos para consultas, pero lo que más funciona, lejos, es el Chat. 

Hay un plan de fusionar el Contact Center del Ministerio de Economía (7 + 1 personas) con el de ellos (3 + 1 personas).

Operaciones es un territorio en permanente desarrollo. maduración e innovación. Con todas las personas que conversé, que fueron las tres del Contact Center y Patricia Meynet de calidad, observe buena onda y compromiso con lo que hacen.

De las conversaciones con Marcelo Rossel

Marcelo Rossel pertenece al núcleo pensante tecnológico del proyecto, haciendo dupla férrea con David Pozo desde el origen.

Participó en el diseño de la Licitación, cuya redacción debió mostrar apertura en lo que se pedía, sabiendo que su opción iba hacia el open source, orientación a objeto, multiplataforma, que fue lo que al final primó.

Experimentan desde el principio el entusiasmo de saberse siendo parte de un proyecto de envergadura, de modernización del Estado, que partía prácticamente de cero. La primeras conversaciones, allá en el piso 12 de Moneda 975, fueron intensas, acaloradas, apasionadas, creativas.

Fue un periodo duro, esos primeros meses, pues entraron a honorarios, que es la forma como aun se encuentran, pero la burocracia estatal hizo que los primeros tres meses no recibieran un peso de ingresos. Algunos empezaron a zozobrar y surgió espontáneamente entre ellos el prestarse plata. Eso dejó un vínculo, una cohesión que ha sido clave en lo que siguió.

La arquitectura por la que finalmente optan, es una de cuatro pilares básicos, asentados sobre una base con el sistema operativo o el Enterprise Application Platform (EAP), de Red Hat:

• Bus de servicios (Fuse)
• Orquestador de servicios (BPM)
• Base de Datos (Oracle)
• Portal (Liferay)

El proyecto licitado se lo adjudica Sonda en octubre del 2015. 

La mirada de Marcelo está enfocada en lo que llama la automatización de la productividad (80:20). Lo que persigue es acelerar al máximo el desarrollo de nuevos trámites. Idealmente llegar a lograrlo en 6 días, ya que la masividad de trámites que contempla el desafío, amerita esta orientación. Y así poder hacer frente a la implementación de a lo menos 300 trámites (no hay totales absolutos) para fines del 2017.

Están trabajando con empresas externas, como Continuum y Pad System, que construyen generadores de código, para al final en cuatro pasos generar el 80% del código necesario para un trámite:

1. Facilidad para ágilmente confeccionar las dos, tres o cuatro "pantallas de presentación" del trámite
2. Rápidamente generar el código para los dos o tres "flujos de procesos" con la herramienta BPM
3. Desarrollo con generación de código automático para los servicios de interoperabilidad
4. Desarrollo automatizado de los objetos de conexión con la Base de Datos

Y el 20% restante de código necesario, pedírselo a empresas externas establecidas, para un rápido delivery.

Estima que alcanzarán este objetivo en seis meses.

Marcelo valora mucho la comunidad de desarrolladores de este tipo de tecnologías que se están formando y especializando, en varias empresas pequeñas que operan como satélites de desarrollo, con una dotación de unos 100 profesionales. Habla de la formación de capital humano o base de conocimiento.

Su aspiración es dejar listo este motorcito, que aunque sea poco, sabe que servirá, junto a ese stock de capacidad de conocimiento habilidoso humano instalado.

Referencias:
Texto técnico de Marcelo Rossel

Primera conversación con Iván del Río de Gestión Corporativa

Ingresó a Escritorio Empresa en febrero de este año, a ocupar el cargo de Gerente de Gestión Corporativa, dependiente directamente de Guillermo Muñoz.

Esta área se ocupa en primer lugar, en forma prioritaria, del usuario final. Tiene los ojos puestos en él, pensando por una parte en cuales son los productos, series de trámites, que más desea se le provean. Y por otro, como proveerle una interfaz amigable, de manera que se le haga fácil y obvia, hacer las cosas que tenga que hacer, para llegar a puerto.

En segundo lugar, luego de establecer los productos, series de trámites que el usuario desea, se da vuelta y se enfoca en las Instituciones públicas y Municipalidades, y entra a conversar con ellas para iniciar el proceso de automatización e incorporación de los trámites que hacen falta, de cada una de ellas.

Le pregunto por su grado de satisfacción con el frente de los usuarios, o cuánto ellos usan la aplicación EE. Mal, me dice.
Están teniendo entre 7 y 8 transacciones al día que se materializan, con 5.000 visitantes diarios. Pobre nivel de concretización.
A qué se debe esto, a tu parecer ?
Usabilidad, muy mala. No es fácil interactuar con la aplicación. Después de mucho buscar, se han instalado a mejorar este aspecto con la empresa Blue Company, la que desarrolló la plataforma Bligoo de blogs.
Opina que no han hecho, de momento, un buen esfuerzo de difusión.
Lo otro es que compiten, en muchos casos, con los mismos trámites, provistos electrónicamente, por Internet, por la Institución de origen.
Y para rematar, quieren hacer una encuesta a todos los usuarios que se han registrado, pero no han materializado aun ningún trámite, y les está costando disponer de esa base de datos, que guarda Sonda. No se las quiere facilitar, por problemas de Contrato. (hay que recordar que quien opera EE en la actualidad es Sonda)
La única forma de escuchar un poco el sentir de los usuarios, es a través de las conversaciones por chat, que la plataforma dispone y de las que están teniendo unas 12 al día y donde aprovechan de hacer preguntas indagatorias.

La gerencia de Iván tiene tres áreas:

• La que se relaciona con las Instituciones públicas
• La que se relaciona con las Municipalidades
• La que se relaciona con los usuarios finales

La última, sería la más importante para Iván.

Cuando ya tienen un productos, con sus serie de trámites identificados, se dirigen al lado donde estos trámites se procesan en la actualidad y se dirigen a conversar al más alto nivel posible

Desde el 22 de junio de este año, con el evento de lanzamiento presidido por la presidenta de la República, adonde invitaron ampliamente a las Instituciones, el servicio del que hablan ya es una realidad, que las personas pueden entrar a ver y por otra, tiene el respaldo de la presidenta. Ambas cosas les están facilitando el avance con las instituciones públicas.

El Decreto que dio vida a EE, tenía la frase "las Instituciones públicas tendrán que ..", que fue cambiada por "las Instituciones públicas podrán ...". 

Ello, les resta mucho poder y deben abordar a las Instituciones, en disposición de vender.

Eso les permite poner sus condiciones y complejizar bastante la cosa, comparado con si esto fuera un imperativo que tuvieran que acatar.

Para el trabajo de su área, necesitan analizar el trámite en todo su proceso, desde la mirada del usuario. Y ven en detalle los beneficios potenciales de la automatización, como transformar un certificado de nacimiento, en acceder al dato de la fecha de nacimiento, en forma automática. 

Y es ahí, en esa intersección entre el mundo analógico tradicional, como se encuentra, choca, con el mundo moderno de la digitalización.

Cómo no tienen poder para imponer, deben negociar y aceptar formas que automaticen, dejando todo el mundo del papeleo, prácticamente igual.

Este punto anterior, es uno de la mayor fricción, donde la modernización, para generar todos sus beneficios, requiere más poder y mas flexibilidad regulatoria.

Y me entero después, conversando con Guillermo Muñoz, que están haciendo cosas, para lograr avances en este cruce de poderes entre lo nuevo y lo antiguo.

Por ejemplo, Contraloría requiere antecedentes para los trámites realizados y la forma de estos antecedentes, en la actualidad, son papeles. Por ello las automatizaciones, en muchos casos, requieren proveer los papeles de igual forma. 

Se está hablando con Contraloría.

Otro caso son las Municipalidades, donde el alcalde puede acoger la intervención modernizadora de EE, pero más abajo en la organización, a nivel de Directores de Obras o de Rentas, contravienen, con autoridad, las indicaciones del alcalde. 

No está siendo fácil la cosa para Iván, pero igual avanzan, resueltamente.

Primeros pasos en Escritorio Empresa de Gonzalo Guerrero

En octubre de 2014 me invitaron a participar en un proyecto de la agenda de productividad del Gobierno, “Escritorio Empresa”, cuando me explicaron de que se trataba, el nombre no me convenció mucho, me sonaba poco vendedor, pero en fin, ya era conocido así y así se quedó.

Escritorio Empresa sería una plataforma informática en la cual convergerían todos los trámites que las empresas -con foco en las PYMES- hacen con el Estado; esto parecía un intento más de levantar una ventanilla única, lo que había fallado siempre por distintas razones.

Entusiasmado por el tema del proyecto comencé a investigar otras experiencias similares en el mundo, con la ayuda de “San Google” santo patrono de la información y di con un portal de la UNPACS (United Nations Public Administration Country Studies) donde encontré abundante información de Gobierno Electrónico y estudios comparativos, ahí averigüe que en Colombia se estaba haciendo algo similar y aparecía el concepto de “Cadenas o Mallas de Trámites”, consiste básicamente en interoperar en una secuencia inteligente con distintos trámites en distintas instituciones para resolver un problema ciudadano; ejemplo: postular a un subsidio del Estado para mejorar entornos rurales.

Rápidamente empezó a crecer el equipo de trabajo del proyecto, me toco contratar un conjunto de Jefes de Proyecto y Analistas de Procesos, que los organicé por Institución de acuerdo a cierta priorización de trámites, aquellos más demandados, o que impactaran en aquellos sectores económicos de un gran número de empresas y que concentraran un número importante de empleos.
Con todos los antecedentes e información recopilada priorizamos del orden de 30 trámites, para abocarnos a contactar a las Instituciones dueñas de estos trámites, al mismo tiempo se tramitaba la existencia oficial de Escritorio Empresa lo daba legitimidad a los contactos con las Instituciones. Para poder trabajar en conjunto, se redactó un convenio de colaboración para que las Instituciones usaran la Plataforma de Escritorio Empresa como otro canal para que los Empresarios realizaran los trámites que la legislación les exige.

El decreto que daba existencia legal a Escritorio Empresa hacía referencia a que “las Instituciones del Estado deberán adherirse a Escritorio Empresa para disponibilizar sus trámites a través de su plataforma”, en su paso por la Contraloría General de la República, se cambió la palabra “deberán” por “podrán” y eso cambió completamente la estrategia de acercamiento a las Instituciones, ya que ahora era decisión de la Institución si incorporaba sus trámites a la Plataforma de EE o no.
Así las cosas, de los 30 trámites seleccionados, nos quedamos con 22 y haciendo grandes esfuerzos para que las Instituciones, especialmente sus mandos medios, tanto del área de sus trámites como de su área tecnológica no dieran las facilidades para iniciar los trabajos de levantamiento de información para poder hacer las especificaciones técnicas para incorporar dichos trámites a EE.

Lo que hace el área de Trámites y Procesos

Converso con Natalia Bahamonde, a cargo de su área de Trámites y Procesos, con un marco de operación establecido en marzo de este año, cuando toda la parte preliminar o inicial de diálogo con las Instituciones, se le pasó a Iván, con la nueva área de Gestión Corporativa.

Cuando el equipo de Iván ha establecido qué trámites serán incorporados a Escritorio Empresa, entra ella y su equipo, a la tarea de levantar el requerimiento, a través de conversar e interactuar con personas de nivel jefes de TI o jefes de área de negocio, por el lado de las Instituciones del Estado.

Terminada su tarea, le pasa el requerimiento a Luciano Rubio, a cargo del área de Desarrollo.
Cuando la gente de Luciano termina su trabajo, ellos, el equipo de Natalia, valida que lo hecho sea lo solicitado en el requerimiento.

Natalia me señala que el tiempo que les toma a ellos en la actualidad realizar el levantamiento de requerimientos para pasárselo a Desarrollo, es de dos meses; que no deja de ser, pensando en las del orden de 900 transacciones catastradas, que se tienen que incorporar a Escritorio Empresa.

Natalia es una mujer seria y comprometida con la tarea encomendada. Sabe de la importancia social y de innovación que significa y ello la motiva adecuadamente. Está feliz trabajando aquí y al parecer es una estupenda líder de su equipo actual de 17 personas que trabajan con ella. Aparte del hecho de ser la más joven de entre sus pares y con el equipo a su vez más joven de Escritorio Empresa. Hay pasión en ella, sin duda.

Cuando miran el lado de las Instituciones, se encuentran con casos de trámites ya digitalizados y casos de trámites, completamente funcionando en papel.
En el primer caso, saben que el diálogo será vía web services y la cosa será fácil y rápida.
Hay que tener en cuenta que los trámites tienen procesos, con estados, que deberán ser informados electrónicamente a Escritorio Empresa, para que este a su vez mantenga al usuario final enterado en que va su trámite.

En el caso de trámites que permanecen en papel, el trabajo a realizar es más profundo, con desarrollos, se supone que del lado de la Institución. En estos casos la intervención es más profunda y ellos pasan a ser el brazo modernizador, o digitalizador, de la Institución.

En general, la disposición con que se los acoge en las Instituciones para hacer toda esta tarea, es bastante buena, señala Natalia.

Está muy conciente Natalia, que este desarrollo que realiza el Estado, de operar transacciones, es un gran adelanto al estado del arte de este tipo de servicios que se vienen haciendo en distintos países, donde lo central ha sido mover información. Si lo logran y en un tiempo adecuado, darán que hablar a nivel global, sin duda.
Por ello, uno de los esfuerzo que se hacen en el equipo amplio de Escritorio Empresa, es lograr más y más rapidez en lo que están haciendo.

No somos inter-operabilidad, somos Uber, somos AirBnB

Me reúno con David Pozo y entramos de lleno en temas de tecnología. No es el único que está en estas materias y como es un grupo el que delibera, a quien se le ocurrió cada cosa, es algo que se diluye en el grupo.

Conversando con él me doy cuenta que tiene una mirada de más altura, pues pone al servicio de otros objetivos lo que después diseñará con la tecnología.
Por ejemplo, se da cuenta tempranamente, que poner de acuerdo a las instituciones, será un tema que les consumirá importante energía.
Y que deben poner al usuario final en el centro de sus miradas; el ciudadano. En este caso son personas que emprenden en Chile, en tamaño pequeño y mediano. Objetivo central será ayudarlo a crear sus empresas y ayudarlos a facilitarles todos los trámites en su operación.

Por eso es el primero en levantar una bandera acerca de la importancia de la interfaz; el aspecto de diseño.

Se interiorizan del nivel de desarrollo de las distintas reparticiones y de iniciativas como la PISE, Plataforma Integrada de Servicios del Estado. Que es un verdadero BUS creado por la Segpres, para comunicación entre instituciones del Estado. Ahí hay un estándar, protocolos de comunicación, seguridad y procedimientos.

Pensando, se dan cuenta que no es interoperabilidad, lo que ellos vienen a hacer. Ellos son mediadores, son como Uber, como AirBnB. No hacen nada en relación a trámites, sino que aportan valor agregado sobre esos trámites que otros hacen. Conectamos una oferta con una demanda y agregamos valor.

Surge otro punto relevante, que tiene que ver con la velocidad de desarrollo. Ya que detectan que tendrán que lidiar con una cifra cercana a los 1.000 trámites.
Ello requiere velocidad de desarrollo e implementación. Su estimación inicial es de dos meses. Y en eso están en la actualidad.
Saben, se enteran que en México hacen algo del tipo y están alcanzando el tiempo de 5 días hábiles para tener una transacción en producción. Él había puesto la meta de llegar a 6 días por trámite. Lograr esto requiere implementar lo que llama un Framework, una máquina ágil de implementación de trámites. Que sea capaz de re-utilizar código y capitalizar nuevos desarrollos, para, se podría aprender, y así acelerar más y más esa velocidad de automatización de trámites.

El proyecto

El proyecto Escritorio Empresa tiene el peso político que le confiere el estar respaldado por un Decreto Presidencial, que firma la presidenta Michelle Bachelet, en abril del año 2015.

Busca implementar una plataforma tecnológica que opere como "ventanilla única" de acceso a los servicios del estado, de manera de poder ejecutar a través de esta, todos los trámites necesarios para crear empresas y operarlas.

El foco está puesto en las pequeñas y medianas empresas, que son las mas perjudicadas por lo engorroso de los trámites, la perdida de tiempo que significa realizarlos y su excesivo costo, incluidos los tiempos de las personas que los realizan.

Se está consciente de los ahorros y facilitación que esto significará en la creación de nuevas empresas.

Y también se está consciente del esfuerzo de modernización, automatización e integración que ello significará por el lado de las instituciones del Estado. Se habla de HUBificar y de producir interoperabilidad.

El catastro de trámites que existen y que se pretende canalizar por esta vía, es de 890.

Tendrá que disponer de una interfaz estéticamente agradable y fácil de usar. E incluirá una dirección virtual para los usuarios, que será la dirección legal para el envío de documentos certificados.

Se implementará además cadenas de trámites y se entregarán las facilidades para que los ciudadanos puedan avanzar a través de ellos.

La licitación

Lo primero a lo que tuvieron que abocarse, el equipo inicial de trabajo, fue a darle forma y cuerpo a la licitación. Estaba establecido como primera etapa de la Medida 35.

Para ello se establecen distintos Servicios Operacionales, de los que debía hacerse cargo, quien fuera adjudicado. Por ejemplo:
Explotación de la infraestructura
Servicios de respaldo
Servicios de contingencia
Servicios de Monitoreo
Servicio de integración con cosas nuevas que fueran apareciendo
etc.

Tuvieron que dimensionar un modelo de demanda, para estimar el número de transacciones que este sistema debería atender.

Definieron la arquitectura, que se acordó fuera abierta, escalable, de objetos.

El equipo inicial que trabajó en establecer todos estos requerimientos fue: Patricio Lagos, David Pozo, Jaime Mosnaim (consultor externo), que fue reemplazado después por Eduardo Harding, Marcelo Rossel.

Un hecho destacable de la etapa de las especificaciones para la licitación, fue que mientras Jaime Mosnaim se concentraba en diseñar la plataforma de Hardware y Software básico y otras piezas de la arquitectura, llega un día David Pozo con la idea de contratar TPS, transacciones por segundo y tiempo de respuesta en vez. Fernando Barraza lo aprobó de inmediato y Jaime sufrió un poco la decepción de tener que botar a la basura, una parte importante del trabajo realizado, muy importantemente por él. Así establecieron que no comprarían máquinas, sino que contratarían transacciones por segundo y tiempo de respuesta.

37 empresas compraron las bases de la licitación, en junio del 2015. 

Solo 4 presentaron ofertas; todas ellas con Data Center propio: Claro, Sonda, S&A que iba con Oracle, Intesys. Todos los que presentaron ofertas venían consorciados.

Se la adjudicó Sonda, en octubre 2015 y se firmó el contrato el 15 de diciembre de ese mismo año. 

Los inicios

El proyecto Escritorio Empresa estaba inscrito en la Agenda de Productividad, Innovación y Crecimiento, del programa de gobierno de Michelle Bachelet, con el nombre de Medida 35.

Un día del mes de septiembre del año 2014, Guillermo Muñoz, que en ese tiempo ocupaba la Gerencia de RRHH de Corfo, es llamado a una reunión con Eduardo Bitran, Vicepresidente Ejecutivo de Corfo, junto a Fernando Barraza, Gerente Tecnológico y Azocar, donde se entera que la materialización de la Medida 35 se viene a Corfo desde el Ministerio de Economía.
En esa ocasión le piden a Guillermo, que inicie la contratación de personal para llevar a cabo esta iniciativa.

El proyecto, que empiezan a llamar Escritorio Empresa, comienza a cargo de Fernando Barraza. Los primeros que llegan a trabajar al proyecto, son Patricio Lagos y Gonzalo Guerrero.
Después llega Marcelo Rossel y al poco tiempo David Pozo y Elizabeth Soto. Esta ultima ocupa un cargo en la actualidad en la gerencia de Tecnología de Corfo.
En esa primera lanchada llegó también, el consultor Jaime Mosnaim, que dedicaba media jornada a Escritorio Empresa.
Y ese fue el equipo inicial.

Mientras estuvo Fernando Barraza, en un determinado momento, Guillermo Muñoz se mueve de la gerencia de RRHH a una subgerencia de la gerencia de Operaciones y Tecnología, a cargo del proyecto Escritorio Empresa.
Cuando Fernando Barraza es llamado por la presidenta Bachelet a ocupar el cargo de Director del SII, se separa de esa gerencia el proyecto Escritorio Empresa y queda Guillermo Muñoz a su cargo.