Primeros pasos en Escritorio Empresa de Gonzalo Guerrero

En octubre de 2014 me invitaron a participar en un proyecto de la agenda de productividad del Gobierno, “Escritorio Empresa”, cuando me explicaron de que se trataba, el nombre no me convenció mucho, me sonaba poco vendedor, pero en fin, ya era conocido así y así se quedó.

Escritorio Empresa sería una plataforma informática en la cual convergerían todos los trámites que las empresas -con foco en las PYMES- hacen con el Estado; esto parecía un intento más de levantar una ventanilla única, lo que había fallado siempre por distintas razones.

Entusiasmado por el tema del proyecto comencé a investigar otras experiencias similares en el mundo, con la ayuda de “San Google” santo patrono de la información y di con un portal de la UNPACS (United Nations Public Administration Country Studies) donde encontré abundante información de Gobierno Electrónico y estudios comparativos, ahí averigüe que en Colombia se estaba haciendo algo similar y aparecía el concepto de “Cadenas o Mallas de Trámites”, consiste básicamente en interoperar en una secuencia inteligente con distintos trámites en distintas instituciones para resolver un problema ciudadano; ejemplo: postular a un subsidio del Estado para mejorar entornos rurales.

Rápidamente empezó a crecer el equipo de trabajo del proyecto, me toco contratar un conjunto de Jefes de Proyecto y Analistas de Procesos, que los organicé por Institución de acuerdo a cierta priorización de trámites, aquellos más demandados, o que impactaran en aquellos sectores económicos de un gran número de empresas y que concentraran un número importante de empleos.
Con todos los antecedentes e información recopilada priorizamos del orden de 30 trámites, para abocarnos a contactar a las Instituciones dueñas de estos trámites, al mismo tiempo se tramitaba la existencia oficial de Escritorio Empresa lo daba legitimidad a los contactos con las Instituciones. Para poder trabajar en conjunto, se redactó un convenio de colaboración para que las Instituciones usaran la Plataforma de Escritorio Empresa como otro canal para que los Empresarios realizaran los trámites que la legislación les exige.

El decreto que daba existencia legal a Escritorio Empresa hacía referencia a que “las Instituciones del Estado deberán adherirse a Escritorio Empresa para disponibilizar sus trámites a través de su plataforma”, en su paso por la Contraloría General de la República, se cambió la palabra “deberán” por “podrán” y eso cambió completamente la estrategia de acercamiento a las Instituciones, ya que ahora era decisión de la Institución si incorporaba sus trámites a la Plataforma de EE o no.
Así las cosas, de los 30 trámites seleccionados, nos quedamos con 22 y haciendo grandes esfuerzos para que las Instituciones, especialmente sus mandos medios, tanto del área de sus trámites como de su área tecnológica no dieran las facilidades para iniciar los trabajos de levantamiento de información para poder hacer las especificaciones técnicas para incorporar dichos trámites a EE.