Equipo de gerentes de EE reflexiona sobre el Blog de EE

Nos reunimos ocho personas, en este lunes 27 de febrero. Dos personas se excusaron y otras están de vacaciones.
Los presentes son: David Pozo, Pato Lagos, Raúl Arrieta, Guillermo Muñoz, Gonzalo Guerrero, Iván del Río y Gabriel Bunster, que dirigió el diálogo.

El modus operandis fue dar una vuelta, intentando no interrumpir al que estaba hablando, con tres preguntas:

• Qué te pasa con el material que leíste del blog (todos debían llegar con una buena dosis del blog leído); qué ves ahí ?
• Qué temas de conversación te emergen desde ahí
• Qué posibilidades le ves para adelante

Y después, conversación abierta.

Efectivamente, se ha recogido la voz y las miradas de muchas personas acerca de cómo ven y han experimentado el proyecto Escritorio Empresa. Y las miradas son diversas, lo que se juzgó positivo.

No tiene un relato asimilable a una escala de tiempo, cosa que más de alguno desearía.

Los temas son no técnicos y las miradas que reflejaron, según alguno, fueron poco valientes. 

Quedó la sensación de haber cumplido una primera etapa de este espacio y la siguiente consistiría en establecer objetivos más claros, abrir más el acceso al blog y apuntar a temas específicos.

Ninguno levantó alguna objeción respecto de riesgos políticos o de descrédito, que pudieran afectar la estabilidad laboral de alguien en el proyecto, El lenguaje se calificó de ameno y políticamente correcto. Aun más, Raúl refuerza el punto diciendo que "nunca nadie debería sentirse amenazado por decir lo que piensa".

Varios le ven mucho futuro a este espacio, ya sea para relatar historias específicas de alto contenido de aprendizaje, pero se requiere estas nuevas claridades de objetivos y exposición, para que las personas de verdad se expresen con más profundidad y valentía.

Se habló de la exposición de debilidades de liderazgos de los presentes, en voces del blog. 

Surge de la conversación buscar usuarios, ciudadanos que hayan usado el servicio, que estén dispuestos a ser entrevistados e incorporados en las voces del espacio. Iván quedó de proveer referidos para ello, afirmando que los tiene.

Se consultó de la posibilidad que las personas posteen directamente en el blog, sin pasar por este mecanismo de la entrevista con Gabriel, cosa que se dejó abierto a la posibilidad. 

Incluso hubieron temas de alto valor de aprendizaje, en particular en la relación con otros organismos del Estado, Corfo entre ellos, con lo que se ha aprendido mucho y que no sería mala idea registrar en el blog. Una posibilidad es que los que refirieron esos hechos, postearan directamente, con la ayuda de Gabriel si fuera necesario.

Se barajó la idea de usar el blog para que Guillermo, en forma regular, por ejemplo todos los lunes a las 11, publicara un posteo. Ello de seguro movería mucha concurrencia a leer esos posteos y atraería más actividad, a un medio donde en la actualidad muchos han dicho cosas, que muy probablemente sienten que nadie los escucha. Los comentarios sería un tema a promover.

El blog, a pesar de parecerle a alguno un medio obsoleto, es una plataforma de conversación, que podría usarse como un mecanismo para iniciar o marcar temas de conversación, para los cuales se podrían crear instancias presenciales a continuación, cuyos resultados podrían reportearse en el blog, para eventualmente continuar su conversación por los que no asistieron.

Una reunión amena, animada, con bastantes puntos de vista y diversidad de observaciones, que en definitiva valora la instancia del espacio de conversación del blog, para el que debiéramos pasar a una siguiente etapa de más actividad y ejercicio quizás de liderazgos a través de el.

Surge también la idea de ver como incorporar más a los externos, a los proveedores en esta conversación y pensar si son candidatos a darles acceso o simplemente crear mesas de diálogo, donde incluirlos, e incluso a algunos usuarios que pudieran emerger como voces con vocación participativa.

Gracias a todos los que participaron e hicieron sus aportes.

Doble clic al mundo de David Pozo

Nos volvemos a instalar en el mismo Dominó a disfrutar de un rico y económico desayuno. Llamaremos a Guillermo mas tarde, pues anda de vacaciones y a pesar de estar de cumpleaños, debe estar durmiendo incluso a las 10 de la mañana.

Me sorprende cuando en un momento me dice que encuentra excitante aprender. Le digo que era de las pocas personas a las que les he escuchado algo así.
Tengo el juicio que a la gente no le gusta aprender, salvo para algún certificado, pues el sistema escolar nos dejó cableados de una manera tal, que al terminar el colegio, muchos fueron al Canal San Carlos, a botar libros y cuadernos, pues no querían nunca nada más de eso; de aprender o estudiar.
Mal. Y por alguna razón él y yo, nos habíamos sanado de eso.

David dirige el área de Arquitectura e Investigación y Desarrollo (I + D), del proyecto Escritorio Empresa (EE).
Lo acompañan en esta tarea o misión, Marcelo Rossel, Hernán Martínez y Luis Retamal, que es un muy buen administrador de proyectos; y es el que más se relaciona siguiendo los proyectos que se le encargan a proveedores.

Me cuenta que lleva 20 líneas de trabajo. Investiga, conversa, hace estimaciones presupuestarias.

Una de las líneas de trabajo, es el de buscar y crear herramientas de productividad, persiguiendo con ello economías y velocidad.

El Framework famoso, ya encargado a hacer con la empresa Zonar de Viña, está en la linea de las herramientas de productividad.

Otra línea de trabajo es el stack de Seguridad para todas las capas. Me habla de tres capas y de que hoy el foco ha estado en el acceso a través del Login. Hay más refuerzos que poner en la plataforma.

Otro frente de trabajo tiene que ver con una aplicación llamada Simple de la Segpres, que permite ordenar procesos administrativos internos a las instituciones, con la que quieren lograr interoperar.

Me dice que algunas de estas transformaciones implican eliminar el poner un timbre en un papel. Y ese tipo de cambios están sujetas a cambios en las leyes. Una muestra de lo que es operar con el Estado.

Bueno, otro frente de trabajo es el Gateway, que es un procesador de mensajerías, capaz de interactuar con PHP, Java y .Net. Esto es para instalarlo, incluso en un PC, en aquellas instituciones con mínimos equipamientos computacionales.
Esto permite que ellos sigan operando manual y conecten a través de este medio, Gateway, con la modernidad.

Me cuenta David que leen mucho, investigan, incluso toma cursos en plataformas como EDX, de temas tecnológicos duros.

Los proveedores con los que interactúa David y su gente, son en general distintos a los del área de Desarrollo de Luciano.

Todos los temas con el Bus de Comunicaciones, lo ven con Continuum, de Ricardo Jara.

David, con años de circo en temas tecnológicos y que ha trabajado en casi todas las áreas implicadas en el rubro, ha desarrollado una mirada "holística", me dice. Es como elevarse y ver más el conjunto y no solamente un elemento. Ver también el cómo cada pieza que se contrata debe integrarse debidamente en el organismo que es el conjunto, que debe operar en el tiempo, ser administrado y soportado, incluso cuando los que saben se hayan ido.

Por eso la mirada de David debe atender a cómo todas las partes y piezas "empatan", se acoplan debidamente. Y debe adelantarse, a las cosas que irán surgiendo.

Otro frente es proveerle a esta plataforma aportada por Verticall de los Municipios Genéricos, la interoperabilidad necesaria, que hoy no tiene. Llama a esto, desarrollar el módulo de interoprabilidad a la estructura genérica de Municipios.

Y termina nombrando a la Patty Chamorro, que con gran destreza, es capaz de captar las cosas tecnológicas en que anda David y su gente, y plasmarlas en imágenes didácticas.

Bueno, para terminar, me dice que le dan soporte al área de desarrollo y tiene su propia área de Producción en casa de los proveedores. Pad System es otro de ellos, del cual yo recordaba haber entrevistado a Cristian Echeñique.

Conversando con Norman Riquelme de Verticall Soft

Ellos tienen, construyeron, lo que llaman el Municipio Genérico. Se trata de una plataforma, que permite configurar nuevos trámites, que se ejecutan desde este "motor de trámites".
Esto pensado para el mundo de las Municipalidades.

Me cuenta que lo desarrollaron en 4 meses, 3 personas.

Aparte de este tema, han estado haciendo otras cosas para EE:

• Bandeja de entrada
• Mis certificados
• Mis trámites

También hicieron algunos trámites, usando este motor de ejecución de trámites.

El configurador requiere cierto conocimiento que ellos poseen. La idea es hacer un IDE, que es una interfaz para hacer más amigable el configurador de trámites, de manera que pueda ser la misma gente de EE los que configuran la herramienta para nuevos trámites.

Esto llevaría a crear un trámite, en una semana !

El primero que los llamó para hacer cosas para EE fue Sonda. Haciendo la bandeja de entrada.

Para estas otras cosas que vienen haciendo usan Liferay, del que tienen una excelente opinión.
De hecho ha apoyado con Consultorías a EE en el correcto uso de la herramienta Liferay.

Incluso, establecieron las "normas de desarrollo" para todos los trámites que se están realizando, por todos los proveedores.

En la actualidad son 12 personas, pero el lunes serán 14. 

Conversando con Javier Cáceres, Jefe de Proyectos de EE

Llegó a EE en abril del 2016. Lo entrevistó David Pozo; no se conocían.

Tiene a su cargo los proyectos de trámites de Beneficios de EE.
Su jefe es Luciano Rubio y su otro "jefe" es el el Jefe de Productos, Juan Francisco Asserella, del equipo de Iván del Río.

Las instituciones con las que le está tocando interactuar, son Fosis, Sence y Sercotec.

Él toma el requerimiento del trámite, que se levantó por el área de Negocios. Ya ha participado en reuniones con la institución, como consultor técnico, en el movimiento de los diagramas AS IS a TO BE del trámite.
Él debe comprender muy bien todo el proceso del trámite, el requerimiento, pues será él quien contratará los servicios de construcción o desarrollo, con una empresa externa.

Luego cotiza con unos tres proveedores y en el plazo de una semana, más menos, resuelven.

En este momento está trabajando con la empresa Soaint, que tiene oficinas en Chile y Buenos Aires. Godfrey es su interlocutor comercial y en la parte del desarrollo, conversa con el arquitecto José Eyler.

Me cuenta que tiene una forma de trabajar, con elementos de la metodología Ágil, con reuniones diarias, de media hora, a las 5 de la tarde, donde evalúan problemas, para a partir de una Carta Gantt que manejan, que ha sido desmenuzada de manera de tener entregables cada dos semanas; algo que en la metodología Ágil, se llama Sprint.

Se hacen Demos de estos avances cada dos semanas, a los que invita a Asserella, el Jefe de Producto y en otros casos además, a la institución,
Hay que tener en cuenta, me dice, que muchas veces la institución también está haciendo desarrollos, por lo que los acoples deben ser gestionados.

Las reuniones, la mayoría de ellas las realiza sin moverse del escritorio, usando herramientas como Skype, Whatsapp y Slack.

Se preocupa que las Ordenes de Compra se procesen adecuadamente, pues el procedimiento interno, en Corfo, de aprobación de estas, no debe pasar de 2 a 3 semanas.

El valor de los desarrollos, lo que le cobran las empresas proveedoras, oscila entre UF 300 y UF 350 (mas menos MM$ 9).

Está contento en EE. Considera motivante el propósito del proyecto. Es un aporte para la comunidad, para el ciudadano y no solo para el dueño de la empresa, como era en el sector privado.
Es un aporte al país.

Me cuenta que le han asignado a un Analista, Rodrigo López. Está interesado que este crezca y pueda incluso reemplazarlo.

Le gusta trabajar con Luciano, su jefe. Y el equipo de Jefes de Proyectos, tienen muchas instancias de trabajo, donde comparten y colaboran.

Se reconoce un profesional que le gusta hacer bien las cosas, con prestaciones de calidad.

Conversando con Daniel Godoy de la PMO

Daniel, un emprendedor independiente, decide dependizarse, como dice él, cuando nace su primer hijo, Vicente.
Ingresa a Escritorio Empresa en julio del 2015, como Analista de Procesos. Lo que él mirará, en lo que él intervendrá, son los trámites, sus procesos.

Al principio dependía de Gonzalo Guerrero en trámite y procesos. Hoy encargado de las funciones de la PMO. Y haciendo equipo con Gonzalo Guerrero en el àrea de planificacion y control.

En un periodo le tocó no tener mucha carga de trabajo. Se dedicó a estudiar y a salir a ofrecer ayuda a otras áreas, como la de Desarrollo, donde terminó colaborando con algunos trabajos.

En enero del 2016 pasa al área de la PMO, que es la oficina de manejo de proyectos. Hoy, uno de sus clientes más importantes es el gerente general, Guillermo Muñoz.
Entrega reportes, con el estado de los distintos proyectos.

Se considera un ingeniero duro, al que le cuesta hacer trabajos repetitivos.

Le gusta mucho trabajar los procesos y fue muy propicio a concentrar las responsabilidades en una sola persona (los Jefes de Producto), en vez del esquema de posta de responsabilidades, como era antes.
Fue relevante en esta re-estructuración que se hizo en conjunto con los asesores, según me cuenta.

Otro aspecto que me señala, es que siempre está adelantándose a las situaciones. Por eso su jefe nunca le pide nada, pues está siempre proponiéndole cosas, producto de esta forma suya de trabajar.

Hoy ayudando a los procesos presupuestarios y la planificación presupuestaria", en un trabajo colaborativo con Gonzalo, su jefe.

Consiguió introducir la herramienta del Project Server, que facilita todo este tipo de manejos en relación a los proyecto y su administración.
Me dice que esto les permite automatizar procesos y controlar los cambios.

El tema en el que hoy se encuentra pensando, es como instalar procesos comunicacionales bien estructurados.

Todas estas herramientas, entre otras cosas implementan la transparencia al interior de la organización, de todo lo que está pasando. Algo muy vigente.

Le preocupa la cultura que observa, que flaquea en el cumplimiento de compromisos.
Siente que al único que le duele esto es a Guillermo, el gerente general.
Piensa que quizás es parte de la cultura de las empresas del Estado o cultura Chilena, donde los costos del bajo compromiso son bajos o inexistentes.

Conversando con Natalia Bahamonde sobre el proceso de incorporación de trámites

Nos reunimos con Natalia Bahamonde con el objeto de conocer y registrar, cómo ve ella y cómo articula desde su posición los trámites y su proceso de digitalización.

Me aclara rápidamente, que el proceso de incorporación de trámites se ha ido madurando, y que se define una nueva figura de un líder o Jefe de Producto, quien tiene mayor autonomía y responsabilidad sobre todo el proceso de gestación de un trámite dentro de EE, incluso hasta después de que esté operando, lo que se denomina Mejora Continua.

Me habla del concepto de iniciativas, para traer a colación un ámbito más grande que solo trámites, donde se espera incluir un ecosistema, de no sólo trámites, sino que también, información relevante, funcionalidades de apoyo a las empresas, entre otros que vayan fortaleciendo la plataforma.

El equipo inicia con una actividad de priorización de trámites, según distintos criterios, buscando descubrir la oferta de valor del trámite.
Uno de los aspectos que se mira, es por ejemplo, la demanda actual del trámite, qué nivel de dificultades presenta el incorporarlo en EE, qué problemas legales podría haber, entre otras variables.

El equipo parte llenando lo que llaman "ficha simplificada del trámite", lo que a medida que avanza el proceso de interiorización del trámite, se traduce en un documento más detallado, denominado "oferta de valor". Este trabajo permite, entre otras cosas, contar con antecedentes que valoricen la priorización de un trámite u iniciativa, sobre otra.

Discuto con ella esta actividad de evaluación, en el entendido que a la larga todos los trámites debieran digitalizarse. Me da argumentos en la línea de favorecer el éxito de la plataforma EE, de manera que los trámites y la forma en que ellos se adhieren a la plataforma, asegure el éxito de la misma, lo que se traducirá por defecto, en simplificación y aporte a los usuarios.

Me entero que en EE, no sólo se incorporan trámites provistos por entidades públicas, sino que también se debe cubrir las ofertas de empresas privadas de interés público. Me da un ejemplo: cuando se necesita obtener el Permiso de Edificación, se debe obtener la Factibilidad Sanitaria; este es un trámite que se realiza en la respectiva sanitaria que tiene la concesión del lugar donde se quiere edificar, en este caso el trámite será provisto por tantas sanitarias como existan en el país, ese es un aspecto a evaluar y que puede significar qué integraciones de ese tipo sean más complejas que otras dada la diversidad de plataformas con las que el EE debiera interactuar.

En resumen, el concepto de trámites, no es solo una interacción, un diálogo de las empresas con el Estado. También puede ser con entidades privadas.

Me cuenta que tienen trámites implementados, digitalizados, con muy poco uso.. No quieren más de eso.

Pasemos ahora a la fase de iniciar el trabajo con un trámite, en la línea de producción.
Me cuenta que existen metodologías bien conocidas para esta primera fase de procesamiento de trámites, tales como Rediseño de procesos y uso de BPMN (Business Process Model and Notation), para representar los proceso, porque a la larga, ella visualiza cada trámite como un proceso.

Lo primero que se realiza es recabar información para elaborar lo que llaman el diagrama AS IS (jerga de la metodología), o como opera en la actualidad el trámite. Eso genera algo así como esto:

Es un diagrama de flujo, con simbología propia de la metodología. No entraremos a explicar el detalle aquí.
Esta es una representación  de como el trámite opera hoy.ç

Luego de identificar la situación actual, se revisa las barreras y/o debilidades que el trámite tiene en la actualidad, las que se transforman en potenciales oportunidades de mejora, en donde se espera que un grupo de estas mejoras, puedan ser provistas por EE.

Una vez identificadas estas mejora y con una idea de lo que se espera del trámite operando en EE, el equipo conformado por profesionales del tipo Ingenieros Industriales o Ingenieros Informáticos especializados en procesos, elaboran el diagrama TO BE, que es el diagrama del flujo del proceso del trámite que habrá que implementar.

El mismo ejemplo del AS IS de arriba, quedó como el siguiente diagrama TO BE:

De ahí pasa a la etapa siguiente, transformándose en un proyecto tecnológico de desarrollo, sobre el cual el Jefe de Producto, continúa con su rol de responsable del trámite.

Me aclara Natalia, que, de aquí en adelante, el rol del Jefe de Producto, es tanto de gestión como de facilitación o habilitante y tiene responsabilidad de lograr la adherencia del producto implementado con el producto definido. La responsabilidad por tanto del Líder o Jefe de producto es hacer que las cosas pasen en el logro de los objetivos de digitalización definido

Todo este proceso no es fácil y de momento toma bastante tiempo. Se deben conjugar además en este proceso, variables como el presupuesto disponible, el tiempo, los recursos humanos y las expectativas, estos son aspectos con los que se lidia en el día a día.

Conversando con Alvaro Portugal de Blue Company

Somos viejos conocidos. Recordamos que vendí sus plataformas para hacer blogósferas, hace años, en VTR y Transbank.
Me cuenta que cerraron Bligoo, la plataforma de blogs creada por ellos, hace dos años. No puedo creerlo y pienso en voz alta, que si Google decide cerrar Blogger, me joden. Mi blog está ahí, lo mismo que este en que escribo.

Me cuenta que empezaron a trabajar con Escritorio Empresa hace 4 meses. Guillermo buscaba mejorar la "experiencia del usuario" de la plataforma.
Le pegamos una mirada y vimos rápidamente las posibilidades de mejora que podríamos hacer.

La buena vida

Ante mi consulta, me dice que podían mejorar la fluidez del recorrido por el sitio de los usuarios.

Después me mostraría el sitio que ellos hicieron para el Registro Civil y me explicó cómo estaba hecho, por qué y los problemas que tuvieron que enfrentar para llegar ahí.
Tu veías en las reuniones de los relevantes para el diseño del sitio, que los que más roncaban, las voces más fuertes, estaban en primera plana, eran los más visibles.
Tuvimos que moderar para incorporar más el punto de vista al del usuario.

Nos pidieron diseñar las pantallas de presentación de los trámites. Cosa que completamos y entregamos hace muy poco. Aún no está disponible en el sitio.
No nos contrataron la secuencia que viene después con cada trámite, cosa que estamos cotizando ahora.

Han detectado tensiones políticas, pues alguien del lado del mandante, tiene juicios y fuertes respecto de la experiencia usuario. Le gustaría que Guillermo se meta más en estas lides.
Piensa que hace falta construir más confianza, en ese frente.

Yo, de los viejos tiempos, años atrás, no tenía un buen juicio de ellos, Blue Company, en lo que a diseño se refiere. Bligoo a mi me parecía un sitio echo por Ingenieros.
Hemos crecido y obviamente hemos metido diseño en nuestros equipos, me dice. Le pedí me convenciera y nos fuimos a ver y que él me explicara el sitio del Registro Civil. Y debo decir que me convenció.

Lo que hacen con sus aportes, en la interfaz usuario, es poner luz donde ahora hay oscuridad.

Me dice que sus interlocutores son Mónica Fernández de Comunicaciones e Iván. Observa que la organización está desplazando su centro de gravedad, desde la parte tecnológica hacia las áreas de Iván.

Considera que Escritorio Empresa es un proyecto grande y de complejidad grande.

Con usuarios relevantes del mundo de las empresas más pequeñas, que no tienen mucha formación y deben interactuar con algo que los ayude y sea lo más fácil posible de usar. Solo así tendrán éxito.

Otra dificultad es tener que interactuar con gente de las instituciones del Estado, que no quiere esto, por la razón que sea, porque pierden poder por ejemplo; temas políticos.

Tienen experiencia en temas similares con el Estado, fuente del 60% de sus ingresos. Tienen un fuerte sesgo del lado del ciudadano, del que usa todos estos servicios de sitios web y plataformas que desarrollan, por lo que sienten que pueden ser un buen aporte para el proyecto EE.